Succesvolle organisaties zijn continu bezig zichzelf te verbeteren. Zij reflecteren op uitgevoerde werkzaamheden en bedenken met die uitkomsten kansen voor verbetering. Reflecteren is daarmee een kunst op zich. Gelukkig zijn er vele hulpmiddelen beschikbaar om dit goed en effectief te doen. De After Action Review is een hulpmiddel die door veel grote organisaties wordt gebruikt. In dit artikel leer je hoe je deze methodiek toepast.
Wat is het?
De After Action Review een gestructureerde aanpak om het werk van een groep te evalueren. Deze methodiek is bedacht door het leger en kijkt vooral naar het identificeren van krachten, zwaktes en kansen voor verbeteringen. Omdat deze manier van reflecteren snel en efficiënt is, wordt de After Action Review wordt onder andere gebruikt door organisaties zoals:
Het leger;
General Electric;
British Petroleum;
Microsoft (postmortems);
De Nederlandse brandweer;
Motorola.
Waarom doen we het?
Reflecteren is nodig wanneer organisaties zichzelf willen verbeteren. Om dit goed te doen is het belangrijk dat teams hun functioneren continu evalueren en leren van hun successen en fouten. De After Action Review is zeer geschikt omdat het een methode is die relatief weinig tijd in beslag neemt. Dit is ideaal voor bedrijven die niet houden van lange vergaderingen en eeuwig de diepte in gaan.
Door de resultaten van een After Action Review te delen met andere teams kan tevens een interessant leertraject ontstaan. Door het delen kunnen andere teams namelijk leren van succesvolle strategieën en valkuilen vermijden.
De After Action Review is geen onderdeel van een HR cyclus. Dit betekent dat het geen methode is die gebruikt moet worden om te straffen of om te belonen.
Wanneer doen we het?
Het beste moment om de After Action Review in te zetten is kort na de afronding van een project. Bij een Review komt het hele team samen en wordt samen gekeken naar verbeterpunten.
De methode is echter ook goed te gebruiken tijdens een project, bijvoorbeeld om te evalueren waarom een project niet loopt zoals gewenst. Door de methodiek tijdens een project te gebruiken kunnen valkuilen al snel ondervangen worden waardoor een deadline niet in gevaar hoeft te komen.
Hoe doen we het?
Het uitvoeren van de After Action Review is niet lastig en neemt weinig tijd in beslag. Door vier stappen te doorlopen is het reflectieproces snel en gemakkelijk in te zetten.
1. Begeleiding
Een After Action Review wordt ingepland en begeleid door een facilitator. Het is beter als deze persoon niet inhoudelijk betrokken is (geweest) bij het project.
2. Tijdsduur
Een After Action Review neemt gemiddeld 20 minuten per teamlid in beslag. Tijdens elke After Action Review wordt iemand aangesteld als tijdbewaker.
3. Vastlegging
Tijdens elke After Action Review wordt iemand aangesteld als notulist om de bevindingen vast te leggen op een whiteboard. Na de After Action Review worden de bevindingen in een After Action Report vastgelegd. Het After Action Report wordt door de facilitator geschreven en gedeeld met de rest van de organisatie.
4. Vraagstelling
Tijdens een After Action Review zal je als team de volgende vier vragen gaan beantwoorden:
Wat wilden we bereiken?
Wat hebben we daadwerkelijk bereikt?
Wat ging goed en waarom?
Wat kan worden verbeterd en hoe?
Samenvatting
In de praktijk is gebleken dat reflecteren zeer belangrijk is om valkuilen voor te zijn of zelfs te vermijden. De After Action Review is een handige methode om op relatief snelle wijze tijdens of na projecten te kijken naar wat goed is gegaan en naar wat beter kan.
De After Action Review is niet alleen zeer geschikt als gestructureerde aanpak om het werk van een groep te evalueren maar ook voor het identificeren van krachten, zwaktes en kansen voor verbeteringen. Door vier stappen te doorlopen is het reflectieproces gemakkelijk in te zetten. Succes!
Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang maandelijks praktische inzichten, tips en tricks om je op weg te helpen naar online groei!
Vul hieronder jouw e-mail in en ontvang direct een handig weetje 🙂