Deel 4 – How to: respondenten werven voor een kwalitatief gebruikersonderzoek

Deel 4— vlak voor, tijdens en vlak na het onderzoek

1. Een herinnering

Stuur een dag of twee dagen van te voren nogmaals een e-mail, en/of een SMS, ter herinnering. Dit verkleint de kans dat respondenten niet komen opdagen, omdat ze het bijvoorbeeld zijn vergeten of dat ze zich zijn vergeten af te melden door omstandigheden. Dit maakt het gemakkelijker voor jou om op te schakelen op zo’n korte termijn.

Denk ook na over een back-up plan voor als er een respondent last-minute afzegt of (toch) niet komt opdagen. Houd bijvoorbeeld een collega in gedachte die weinig inhoudelijk betrokken is, zoals een collega van de klantenservice, de financiële afdeling of van het magazijn. Of, wanneer je in een verzamelgebouw van bedrijven zit, een buurman. Veelal zul je merken dat de observaties weinig tot niet zullen afwijken van de andere respondenten, mits je ‘back-up respondent’ niet te veel afwijkt van de geworven groep respondenten.

Bekijk hier een voorbeeld van een herinneringsbericht.

2. Definitieve dagplanning

Maak voor de dag van het onderzoek een definitieve dagplanning zodat alle belanghebbenden weten waar ze aan toe zijn. Op deze dagplanning kun je onder andere opnemen:

• Welke respondent hoe laat komt

• De demografische gegevens van de respondent

• Hoe lang de geplande sessies maximaal duren

• Wanneer pauzemomenten zijn gepland

3. Na het gebruikersonderzoek

Wanneer de incentive niet direct na de onderzoekssessie kan worden overhandigd door de onderzoeksbegeleider, bijvoorbeeld omdat een ander hiervoor verantwoordelijk is, zorg er dan voor dat ook de afhandeling hiervan zo gestroomlijnd mogelijk verloopt na de onderzoekssessie.

Dit geldt eveneens voor de afhandeling van de reiskostenvergoeding. Zorg bijvoorbeeld dat je weet welke gegevens de financiële afdeling nodig heeft van de respondent om de incentive en/of reiskostenvergoeding goed in de boekhouding te kunnen verwerken. Zorg er ook voor dat de respondent hier zo weinig mogelijk voor hoeft te doen. Denk aan een kant en klaar formulier die je achteraf laat invullen door de respondent, onder begeleiding van bijvoorbeeld de office manager of een andere collega. De beleving van het product en/of dienst waaraan je werkt is net zo belangrijk als de beleving van de respondent die je daarbij helpt.

Mocht de afhandeling van de incentive en/of reiskostenvergoeding na het gebruikersonderzoek worden afgehandeld, voorzie de respondent dan van volledige informatie zodat de verwachtingen helder zijn. Stuur bijvoorbeeld een mail na met daarin gegevens als:

• De verschuldigde incentive

• De verschuldigde reiskostenvergoeding

• Naar welk adres de vergoeding zal worden gestuurd en/of naar welk bankrekeningnummer de vergoeding zal worden overgemaakt

• Binnen welk tijdsbestek deze handelingen zullen worden verricht

• Contactgegevens voor vragen of wanneer de vergoeding(en) niet geleverd is binnen het afgesproken tijdsbestek

In dit vierde en laatste artikel uit de reeks ‘respondenten werven voor een kwalitatief gebruikersonderzoek’ heb je kunnen lezen hoe je de respondenten van een herinnering voorziet, waar een definitieve dagplanning goed voor is en hoe je het onderzoek goed kan afronden.

Wil jij alle stappen voor het werven van respondenten voor een kwalitatief gebruikersonderzoek nog eens op een rijtje terugzien? Bekijk of download hier de whitepaper van Concept7.