Teil 3: Rekrutierung von Nutzerforschungsteilnehmern - Wie geht man auf die Befragten zu?

Teil 3 Kontaktaufnahme mit dem Antragsgegner: Lesen Sie auch Teil 2, falls Sie ihn verpasst haben.

1. Die Eingaben aus dem Bewerbungsformular

Wenn Sie Google Forms verwenden und es mit einem Google Spreadsheet verknüpft haben, werden die folgenden Daten in dem Spreadsheet gespeichert.

• Name

• Vorzugstag (falls zutreffend)

• Vorzugszeit

• Telefonnummer

• E-Mail-Adresse

Verwenden Sie eine andere Lösung? Dann müssen Sie diese Daten selbst in eine Tabellenkalkulation kopieren.

Nachdem die Meldungen eingereicht wurden, sollten sie zu einem bestimmten Zeitpunkt eingeplant werden. Um den Status einer Meldung zu kennen, ist es ratsam, die folgenden Felder in das Arbeitsblatt aufzunehmen:

Bel- von Mailstatus:

• Anhängiger Anruf

• Nimmt nicht ab (Versuch 1)

• Nimmt nicht ab (Versuch 2)

• Angerufen und terminiert

• Eingeschickt, noch nicht terminiert

• Eingeschickt und terminiert

• Eingeschickt, keine Antwort erhalten

Geplant am:

• <die endgültige (Datum und) Uhrzeit>

Optionale Felder:

• Freie Momente

• Bemerkung(en)

Siehe ein Beispiel für Eingaben aus dem Bewerbungsformular in einem Arbeitsblatt mit zusätzlichen Feldern

2. Aufrufen des Melders

Koordinieren Sie eine Benachrichtigung immer durch einen Anruf bei der meldenden Stelle. Denn ein Anruf ist schneller, vor allem wenn es um die Feinabstimmung geht. Außerdem ist dies persönlicher als eine E-Mail und die Menschen fühlen sich schneller verbunden.

Machen Sie Ihren eigenen Vorschlag für einen bestimmten Zeitpunkt, wenn Sie einen Anmelder anrufen. Sie schaffen es nicht zu dieser Zeit? Dann bieten Sie eine Alternative an oder bedanken Sie sich (z. B. wenn alle anderen Termine bereits belegt sind).

Versuchen Sie maximal zweimal, den Anrufer anzurufen. Wenn Sie den Anrufer beim ersten Versuch nicht erreichen, unternehmen Sie zu einem späteren Zeitpunkt einen zweiten Versuch. Wenn Sie die Person auch beim 2. Versuch nicht erreichen, senden Sie eine E-Mail.

Tipps und Empfehlungen:

• Anrufen ist immer schneller. Vor allem, wenn es um die Feinabstimmung von Dingen geht. Versuchen Sie daher immer zuerst anzurufen, bevor Sie eine E-Mail schicken.

• Wenn Sie beim ersten Anrufversuch keine Antwort erhalten, ist es ratsam, den zweiten Versuch einen Tag oder einen Tag später zu unternehmen.

• Es kann sein, dass jemand nicht abnimmt, weil er die Nummer nicht kennt (wenn Sie nicht bereits anonym anrufen). Das kann unter anderem zu Misstrauen führen oder dazu, dass Sie weniger wichtig genommen werden. Wenn Sie also eine Handynummer angerufen haben, schicken Sie nach dem ersten Versuch eine SMS mit
  1. Die richtige Anrede, damit die Person sicher ist, dass die Nachricht für sie bestimmt ist
  2. Dass du versucht hast, anzurufen, aber die Person nicht erreichen konntest
  3. Der Grund und die Gründe für Ihren Anruf
  4. Dass Sie die Person später am Tag oder am nächsten Tag zurückrufen werden
  5. Dass die Person auch selbst zu einem günstigen Zeitpunkt zurückrufen kann (geben Sie die Telefonnummer an)
  6. Nennen Sie abschließend Vorname, Nachname und Firmenname.

• Wenn Sie auch nach dem zweiten Anrufversuch keine Antwort erhalten, ist es ratsam, eine E-Mail zu schicken. In dieser E-Mail fragen Sie, ob die Person noch teilnehmen möchte, und wenn ja, geben Sie ihr bis zu einem bestimmten Datum und/oder einer bestimmten Uhrzeit Bescheid.

Siehe ein Beispiel für ein Glockenskript oder für eine Beispiel-E-Mail für den Fall, dass keine Antwort erfolgt.

3. Eine Bestätigungs-E-Mail

Wenn die Vereinbarung eines (Datums und) einer Uhrzeit für die Umfrage mit einem Anmelder erfolgreich war, senden Sie ihm/ihr eine Bestätigungs-E-Mail. Von diesem Moment an ist er/sie ein/e Befragte/r.

Die folgenden Informationen sind praktisch, um sie mit den Befragten zu teilen:

• Datum und Uhrzeit der Teilnahme an der Umfrage: das Datum, an dem die Umfrage stattfinden wird, und die Uhrzeit, zu der der Befragte erwartet wird.

• Optional: von wem wird die Umfrage durchgeführt. Wird die Umfrage von einem externen Unternehmen durchgeführt? Bitte geben Sie an, um welches Unternehmen es sich handelt, damit es für den Befragten keine Überraschungen gibt.

• Die Adresse des Befragungsortes. Geben Sie Dinge an wie Straßenname + Hausnummer, Postleitzahl + Ort, ob es sich um ein Geschäftslokal handelt, ob man sich dort melden muss und mit wem man einen Termin hat oder nach wem man fragen kann.

• Routenbeschreibung. Überlegen Sie, wo man parken kann und ob dieser Ort eine Wegbeschreibung benötigt. Wenn man in einem Parkhaus parken muss, geben Sie an, wie lange man ungefähr zum Veranstaltungsort laufen muss

• Wie ist der Veranstaltungsort mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen. Welche Haltestelle(n) befinden sich in der Nähe?"

• Dauer der Umfrage: die maximale Zeit, die der Befragte in der Sitzung verbringen wird.

• Kontaktdaten: die Telefonnummer, die zu kontaktieren ist, wenn es etwas gibt, zum Beispiel eine Absage oder eine Behinderung.

Sehen Sie ein Beispiel für eine Bestätigungs-E-Mail.

Tipp:

Bitten Sie die Befragten immer darum, eine bestimmte Anzahl von Minuten vorher anwesend zu sein, um die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass die Zeit knapp wird.

In diesem dritten Artikel der Serie "Rekrutierung von Befragten für eine qualitative Nutzerumfrage" konnten Sie lesen, wie die Eingaben aus dem Registrierungsformular verarbeitet werden und wie man dem Registrierenden eine Bestätigung zukommen lässt.

Im vierten und letzten Artikel der Serie geht es um die letzte Erinnerung, den Plan für den letzten Tag und das Vorgehen nach der Prüfung.

Alle Schritte zur Rekrutierung von Befragten für eine qualitative Nutzerumfrage auf einen Blick sehen? Sehen Sie sich das Whitepaper von Concept7 an oder laden Sie es herunter (das Whitepaper).