Deel 2: Respondenten werven – Hoe ziet een aanmeldformulier eruit?

Deel 2 — Hoe ziet een aanmeldformulier eruit? Lees verder: Deel 3 | Deel 4

Deel 1 nog niet gelezen? In dit artikel leer je hoe je respondentenwerving goed kunt voorbereiden, waar je op moet letten en wat een handige aanpak is.

De trigger naar het aanmeldformulier

Als alle voorbereidingen voor je kwalitatieve gebruikersonderzoek zijn gedaan, is het tijd om de werving uit te zetten. Dit begint bij een ‘trigger’ naar een aanmeldformulier. Deze trigger kan onder andere een mail, een flyer en/of een (advertentie naar een) wervingspagina zijn.

Wat moet je melden in deze ‘trigger’?

• Dat het een onderzoek betreft en waarover het onderzoek gaat.

• Wat is de aanleiding en het doel van het onderzoek? Denk aan het verbeteren van een dienstverlening of te weten komen hoe je je product of dienst kan verbeteren.

• Wat je van de respondent vraagt. Denk aan feedback, of “daarbij hebben we jouw hulp nodig” of “we hebben jouw hulp nodig om ons product/dienstverlening te verbeteren.”

• De ‘What’s In It For Me’; waarom deelnemen? Denk aan een uniek kijkje achter de schermen, geen voorbereiding nodig, duur onderzoek is hooguit 60 minuten of deelnemers aan eerdere onderzoeken vonden het leuk om deel te nemen.

• Vergoeding reiskosten en/of incentive.

• Wanneer het onderzoek is (datum(s)).

• De locatie waar het onderzoek plaats gaat vinden.

• Eenvoudige URL naar het aanmeldformulier.

• Contactgegevens voor eventuele vragen. Mocht iemand contact opnemen kun je diegene ontzorgen en wellicht overhalen om aan het onderzoek deel te nemen.

Communiceer in je trigger met ‘onderzoek’. Niet met ‘gebruikersonderzoek’, ‘gebruikerstest’ of ‘test’! Deze termen kunnen de indruk wekken dat de respondent wordt getest en dat kan een afschrikkend effect hebben.

Tip: Wanneer je gebruikersonderzoek een gevoelig/persoonlijk onderwerp heeft, vermeld er dan bij welk proces en/of dienstverlening je gaat behandelen gedurende het onderzoek. En dat het dus niet zal gaan over inhoudelijke zaken als zijn/haar aandoening, hulpmiddel of behandeling.

Het aanmeldformulier

Voor het aanmeldformulier kun je gebruik maken van diensten als Google Forms of Typeform. Wij gebruiken Google Forms. Dit doen we omdat deze is gekoppeld aan een spreadsheet, de gegevens dan binnen één document blijven en we minder handelingen hoeven te verrichten.

Belangrijke elementen om te verwerken in het aanmeldformulier, zijn:

• Een titel: naam van het onderzoek en een uitspraak of een vraag die de aandacht trekt.

• Een beschrijving. Bijvoorbeeld: “Leuk dat je wilt deelnemen aan ons onderzoek. Samen met jouw hulp willen we kijken hoe ons product presteert en we horen graag jouw feedback hierover. We hebben onderstaande gegevens van je nodig zodat we je kunnen voorzien van een exacte tijd, locatie en aanvullende informatie.”

• Invoervelden: voor- en achternaam, voorkeursdag en voorkeurstijdstip (indien van toepassing), telefoonnummer, e-mailadres, eventuele toevoegingen.

• Vermelding dat alle velden vereist zijn.

• Disclaimer en voorwaarden.

• Bedankbericht: na het drukken op de ‘verzend’-knop met vervolg instructies.

Bekijk hier een voorbeeld van een aanmeldformulier. Als je drukt op verzenden* krijg je een voorbeeld van van een bedankbericht te zien.

*Dit formulier is een dummy en gemaakt ter voorbeeld. Ingevulde gegevens worden niet opgeslagen!

Tips voor een effectief aanmeldformulier

Om het makkelijker te maken voor je zelf, raden we aan om dagdelen te hanteren bij de voorkeurstijdstip in het aanmelden. Hierdoor ben je flexibeler met het plannen van respondenten dan wanneer je met exacte tijden werkt. 

Wanneer een dagdeel vol is, is het slim om het aanmeldformulier aan te passen. Anders krijg je dubbele aanmeldingen. Uiteraard kan het nooit kwaad een aantal reserve aanmeldingen te hebben. 

Om de werkelijk geïnteresseerde respondenten goed te managen, is het goed om het proces duidelijk uit te leggen. Bijvoorbeeld dat je twee belpogingen doe en je daarna een mail stuurt. In die mail kun je vervolgens aangeven dat er binnen 24u een reactie nodig is om de afspraak te kunnen bevestigen.

Geef altijd duidelijk aan dat de aanmelding is gelukt en dat de respondent de venster kan sluiten. Dit geeft mensen zekerheid dat de aanmelding goed is gegaan en geeft een duidelijke vervolgactie.

Probeer zo nauwkeurig mogelijk te zijn. In plaats van te communiceren met ‘zo spoedig mogelijk’ is het beter om te concreet te zijn: we bellen je binnen een uur/binnen 24 uur/vandaag/voor 18u terug.