Vind je het lastig om de juiste mensen te vinden voor je gebruikersonderzoek? Het werven van respondenten valt soms tegen door alles wat erbij komt kijken. Om je daar goed op voor te bereiden en te voorkomen dat je voor verrassingen komt te staan, vooral bij de eerste keer, hebben we vier artikelen met praktische tips geschreven.
In deel 1 laten leer je hoe je respondentenwerving goed kunt voorbereiden, waar je op moet letten en wat een handige aanpak is.
Deel 1 — De werving voorbereiden, lees verder: Deel 2 | Deel 3 | Deel 4
Beginnen met werven van respondenten voor kwalitatief gebruikersonderzoek
Kwalitatief gebruikersonderzoek levert waardevolle inzichten op die ten goede komen aan een product, dienst, concept en/of proces. Het werven van de juiste respondenten voor gebruikersonderzoek* wordt echter vaak onderschat qua tijd en energie. Zeker bij de eerste keer. Dit kan ten koste gaan van de planning waardoor in sommige gevallen deadlines worden gemist.
Veelal komt dit doordat:
Het vinden van (geschikte) respondenten lastiger blijkt dan gedacht.
Er wordt verwacht dat veel mensen zullen reageren. Een veelvoorkomend probleem is dat de onderzoeken vaak plaatsvinden tijdens kantoortijden waardoor het veel mensen niet schikt om mee te doen, omdat ze aan het werk zijn.
Het plannen van respondenten vaak in de knel komt, omdat er al een respondent staat gepland op het tijdstip dat een andere respondent kan en/of doordat respondenten zich afmelden.
Respondenten worden voorzien van onvolledige instructies en daardoor verward raken.
Er te gemakkelijk vanuit gegaan wordt dat respondenten zullen komen opdagen.
Met de tips in deze reeks verklein je de kans op verspilling kostbare tijd, stress en frustratie.
* Moderated gebruikersonderzoek is een vorm van gebruikersonderzoek waarbij een testbegeleider aanwezig is. Bij een ‘unmoderated gebruikersonderzoek’ is dat niet het geval.
1. Benodigde gegevens
Voordat je start met de werving van respondenten, is het verstandig om eerst te kijken of de werving voor het gebruikersonderzoek haalbaar/realistisch is qua tijd en/of budget. Daarom raden wij aan om te starten met het in kaart brengen van de volgende gegevens:
A. Lengte van de sessies
Is de inschatting dat elke sessie ca. 60 minuten gaat duren? Dan kun je al snel berekenen hoeveel sessies je op een dag kunt doen.
B. Aantal respondenten
Het aantal benodigde respondenten is afhankelijk van het doel van het gebruikersonderzoek. Wanneer je de duur van de sessie vermenigvuldigd met het aantal respondenten, weet je hoeveel tijd je nodig hebt (en dus hoeveel dagen) voor het onderzoek.
TIP: Vergeet niet om ook tijd in te plannen voor het verwerken van je gesprekken met respondenten.
Hoeveel respondenten heb je nodig?
Het aantal benodigde respondenten is afhankelijk van de insteek van het gebruikersonderzoek:
Inspireren — Kwalitatief, geen strak protocol en bedoeld om inzichten en ingevingen op te sporen voor vervolgonderzoek: 12–20 respondenten
Evalueren — Toetsen of verwachtingen overeenkomen met de werkelijkheid en voor het opsporen van bottlenecks: 5–10 respondenten
Valideren (kwalitatief) — Bewijs leveren van een bepaald patroon: Minimaal 30 respondenten, wenselijk is 40 of meer.
C. Aantal (benodigde) onderzoeksdagen
Wanneer je de volgende rekensom uitvoert, weet je hoeveel onderzoeksdagen je nodig hebt: (sessieduur × aantal respondenten) ÷ aantal uur dat je per dag hebt te besteden.
Voorbeeld:
Een sessie duurt 60 minuten, en je hebt 16 respondenten nodig. Dat betekent dat je minimaal 2 dagen nodig hebt om alle respondenten te behandelen.
D. Onderzoeksdatum(s)
Mocht je (nog) niet precies weten hoeveel dagen nodig zijn voor het uitvoeren van het gebruikersonderzoek, dan kun je dat berekenen middels bovenstaande informatie.
Mocht er één dag zijn ingecalculeerd voor het gebruikersonderzoek en blijkt uit bovenstaande dat meerdere onderzoeksdagen nodig zijn, dan weet je dat je een probleem hebt.
E. Onderzoekslocatie
De onderzoekslocatie moet een ruimte hebben met alle benodigde voorzieningen. Zo kun je op kantoor de onderzoek organiseren, of op een externe locatie die misschien beter bereikbaar is voor respondenten. Wij zorgen altijd voor dat er een ruimte is met de volgende voorzieningen:
Tafel met stoelen
Internet (aansluiting)
Stroompunten
Indien minder valide respondenten komen; toegankelijk voor bijvoorbeeld rolstoel
Bij externe locaties kun je denken aan:
Een professioneel UX research lab
Vergaderruimtes
Externe werkplekken
Tip 1: Besteed maximaal 6 uur op een dag aan onderzoek
Het is aanbevolen om maximaal 6 uur op een dag te besteden aan (moderated) gebruikersonderzoek. Zulke dagen zijn intensief en vergen veel (mentale) energie! Tevens neemt de kans op framing (lees; beïnvloeding) toe na deze 6 uur, bij zowel de onderzoeksbegeleider als de observator(en), en is het dus verstandiger op een later moment (bijvoorbeeld de volgende dag) het onderzoek te vervolgen.
Tip 2: Liever te veel dan te weinig respondenten
Zorg voor een aantal reserve/extra tijdslots, ofwel; meer respondenten dan nodig. Het gebeurt regelmatig dat mensen niet komen opdagen of toch verhinderd zijn. Een andere veel voorkomende oorzaak van no-shows, is dat een dergelijk onderzoek wordt gezien als vrijblijvend. Dus liever te veel dan te weinig respondenten!
Tip 3: Vergeet je lunch niet, calculeer een buffertijd in
Calculeer buffertijd in om de zoveel respondenten met een pauze. En vergeet je lunch niet! Mocht je uitlopen wegens laatkomers of technische storingen, dan kun je dat met deze buffertijd opvangen.
Tip 4: Onderschat niet hoe lang het duurt om respondenten te werven
Zorg voor voldoende tijd voor de werving. De tijd die je nodig hebt is onder andere afhankelijk van het aantal mensen dat je gaat benaderen (of denkt te benaderen) en van de complexiteit van je doelgroep. Een week van te voren starten met de werving is een uiterst minimum. Twee weken is ook vrij krap. Onderschat dit niet en start op tijd met de werving.
2. Beloning en reiskostenvergoeding
Aan de ene kant wil je voorkomen dat respondenten iets alleen doen omdat er een vergoeding aan vast zit. Aan de andere kant zul je zien dat het juist makkelijker is om respondenten te werven door een. Een vergoeding laat ook zien dat je de inbreng van de deelnemers extra waardeert.
Denk na over de vergoeding(en) (incentive) die je de respondenten gaat bieden voordat je start met werven. Er zit bijvoorbeeld een verschil in wat je van je respondenten vraagt. Het fysiek testen van een product op locatie is heel wat anders dan iemand vragen om naar je kantoor te komen voor een interview.
Om tot de juiste vergoeding te komen is het goed om na te denken over de vorm van beloning, reiskostenvergoeding en wie voor de incentives zorgt.
A. Beloning (incentive)
Wat de respondenten krijgen als tegenprestatie voor hun deelname. Bijvoorbeeld:
Geld
Korting
Cadeaubon
B. Reiskostenvergoeding
Krijgen de respondenten hun reiskosten vergoed, en zo ja, wat dan? Bijvoorbeeld:
€ 0,19 per kilometer (indien met de auto)
Kosten voor openbaar vervoer
C. Wie zorgt voor de incentives?
Om een slordige afhandeling te voorkomen, is het verstandig om af te stemmen wie eindverantwoordelijk wordt voor het afhandelen van de vergoeding(en). Bijvoorbeeld:
De persoon die ook de werving doet (of heeft gedaan)
De testbegeleider
De administratief medewerk(st)er
Of bij uitbesteding; de externe partij (ingehuurd persoon of bedrijf)
Tip 5: Zorg voor een schappelijke beloning en vergoeding.
Houd rekening met het feit dat de incentive het aantal aanmeldingen kan beïnvloeden. Hoe hoger de waarde van de incentive, hoe meer de extrinsieke motivatie aangesproken wordt in plaats van de intrinsieke motivatie. Dit hoeft niet per se erg te zijn, maar wees er bewust van. Dit kan namelijk gevolgen hebben voor de kwaliteit van je respondenten. Dit staat bekend als het “Overjustification Effect”*.
* Het ‘overjustification-effect’ onstaat wanneer een verwachte externe stimulans zoals geld of prijzen de intrinsieke motivatie van een persoon om een taak uit te voeren, verlaagt.
3. Werven van respondenten
Denk tot slot na via welk kanaal en/of medium je de respondenten gaat werven. Denk daarbij aan de volgende mogelijkheden:
Online kun je respondenten bijvoorbeeld werven via :
Mailing
Pop-up op de website
Advertising (bijvoorbeeld op Facebook)
Offline kun je bijvoorbeeld werven via:
Brochure/flyers
Oproep in een (lokaal) blad
Telefonische benadering van mensen uit het klantenbestand
Daarnaast kun je ook kiezen voor om een extern partij die respondenten voor je werft.
Tip 6: Werk met een screener
Hanteer eventueel een screener* om er zeker(der) van te zijn dat je de juiste respondenten krijgt. Het kan voorkomen dat mensen denken dat ze wel voldoen aan de juiste specificaties/vereisten, maar dat blijkt dat ze er niet aan voldoen, of hieraan twijfelen. Met de screener is er nog de mogelijkheid om een passieve analyse te doen. Let er wel op dat hiermee een extra drempel wordt opgelegd voor potentiële respondenten, wat kan resulteren in een lager aantal aanmeldingen.
*Screener is een vragenlijst die gebruikt wordt bij het werven van respondenten om ervoor te zorgen dat deelnemers (daadwerkelijk) aan bepaalde criteria voldoen en daarmee deel uitmaken van het doelpubliek.
Lees verder: Hoe trigger je respondenten om zich aan te melden
In dit eerste artikel uit de reeks ‘respondenten werven voor kwalitatief gebruikersonderzoek’ heb je kunnen lezen hoe je kunt voorbereiden om respondenten te werven, wat een goede beloning of reiskostenvergoeding is en je hoe respondenten het best kunt benaderen.
In het tweede artikel richten we ons op de aanmelding van de respondent. Hoe zorg je voor de juiste trigger naar het aanmeldformulier en hoe moet dit formulier eruit zien?
Direct alle stappen voor het werven van respondenten voor een kwalitatief gebruikersonderzoek bekijken? Download de whitepaper van Concept7.
Lees verder:
Deel 2 — De aanmelding van de respondent
Deel 3— Contact opnemen met de respondent
Deel 4— Herinnering sturen, dagplanning maken en wat gebeurt er na het onderzoek?
Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang maandelijks praktische inzichten, tips en tricks om je op weg te helpen naar online groei!
Vul hieronder jouw e-mail in en ontvang direct een handig weetje 🙂