Een soepele transitie naar de nieuwe Omgevingswet, voor jou en je doelgroep

Haal ook je voordeel uit een goed geïntegreerde informatievoorziening

Een effectieve digitale informatievoorziening voor jou én een gebruiksvriendelijk platform voor je doelgroep. Dat staat voorop. Onze UX-experts begrijpen namelijk de precieze uitdagingen met betrekking tot de nieuwe Omgevingswet. Ook binnen jouw specifieke context.

• De Omgevingswet wordt naadloos geïntegreerd in jouw huidige processen en heeft zo min mogelijk impact op jouw dagelijkse werkzaamheden.

• Betere gebruikerservaring voor je doelgroep dankzij gestructureerde en duidelijkere informatie.

• Veel minder tijd kwijt aan telefonische vragen tijdens procedure-aanvragen.

Meer weten over de Omgevingswet en wat het voor jou verandert?

Lees meer over de Omgevingswet en wat voor impact het heeft op jouw werk.

• De uitdaging van de Omgevingswet 2024

• Het Digitaal Stelsel Omgevingswet

• Concept7 als strategisch digitaal partner

• Onze samenwerking met Gemeente Groningen

• Onze samenwerking met Rijkswaterstaat

• Onze samenwerking met Gemeente Lelystad

De nieuwe Omgevingswet heeft als doel de regels voor ruimtelijke ontwikkeling te vereenvoudigen en te versnellen. Dat klinkt positief, maar tegelijkertijd vormt dat een fikse uitdaging voor jou als gemeente of overheidsinstantie. Want al die vereiste informatie over deze regelgeving moet natuurlijk helder, leesbaar en gemakkelijk vindbaar zijn voor iedereen die het nodig heeft.

Heeft de nieuwe wet rechtstreeks gevolgen voor jou?

Het korte antwoord? Ja. De nieuwe wet heeft rechtstreeks gevolgen voor hoe jij je dagelijkse werkzaamheden uitvoert. In plaats van te moeten werken met 26 verschillende wetten die fragmentarisch zijn over verschillende domeinen, heb je nu één enkele, geïntegreerde wet. Deze wet geeft jou meer vrijheid om efficiënte en coherentere beslissingen te nemen die beter aansluiten op de behoeften van jouw specifieke lokale omgeving.

Wat gebeurt er als deze wet niet goed genoeg geïntegreerd wordt?

Wanneer je de Omgevingswet niet goed integreert kan dit leiden tot:

• Onduidelijkheid in jouw besluitvormingsproces

• Extra werklast door het onnodig heen en weer schakelen tussen verschillende wetten en systemen

• Inwoners en andere stakeholders kunnen met onduidelijke of inconsistente informatie geconfronteerd worden.

Af van meerdere regelgevingen en procedures

Stel: een inwoner wil een dakkapel plaatsen. Momenteel loop je als burger tegen meerdere regelgevingen en procedures aan, variërend van bouwvoorschriften tot welstandseisen. Deze informatie is vaak verspreid over verschillende bronnen en websites waardoor je veel tijd kwijt bent aan het vinden van de juiste informatie.

Het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) is ontwikkeld om de uitvoering van de nieuwe Omgevingswet in Nederland te ondersteunen. Zie het als een online centrum waar alle informatie toegankelijk wordt gemaakt. 

Het biedt een digitale voorziening waar onder meer burgers, bedrijven en overheden terecht kunnen voor informatie rondom het omgevingsrecht. Denk aan vergunningen, ruimtelijke plannen en beleidsregels die gelden op een specifieke locatie.

Wat betekent dit voor gemeenten en overheidsinstanties?

Voor gemeenten en overheidsinstanties betekent dit dat alle informatie over de fysieke leefomgeving digitaal gemakkelijk vindbaar moet zijn. Denk aan bestemmingsplannen, omgevingsplannen en beleidsregels. Ook is het belangrijk dat werkprocessen aansluiten bij het DSO, zodat bijvoorbeeld vergunningaanvragen en meldingen digitaal kunnen worden verwerkt. 

Zo krijgen burgers en bedrijven in één oogopslag antwoord op de vraag wat wel en niet mag in de fysieke leefomgeving. Voor overheden schept dit duidelijkheid, transparantie en efficiëntie in de uitvoering van de wet.

Dus met de komst van de landelijke Omgevingswet 2024 wordt dit versnipperde informatielandschap gecentraliseerd en vereenvoudigd. Maar, deze nieuwe aanpak is niet in één handomdraai doorgevoerd. Al die informatie duidelijk presenteren en een logische informatie-structurering bouwen op je website, app of ander digitaal product: dat kost tijd, energie en het nodige uitzoekwerk.

We kunnen gemeenten en overheidsinstanties namelijk helpen om deze uitdaging te lijf te gaan. Hoe? Door een duidelijke, gebruiksvriendelijke digitale omgeving te creëren, waarin burgers gemakkelijk hun weg vinden.

Het resultaat? Het proces voor het aanvragen van omgevingsvergunningen wordt eenvoudiger en begrijpelijker voor de burger. Maar ook als gemeente of overheidsorganisatie heb je uiteindelijk minder werk te verrichten. 

De rol van Concept7

• We begrijpen de uitdagingen die de veranderingen in de landelijke Omgevingswet met zich meebrengen voor digitale dienstverlening. 

• Als digitaal strategisch bureau hebben we 25 jaar ervaring met het inrichten van duidelijke, gebruiksvriendelijke en goed vindbare digitale omgevingen. 

• We hebben kennis van digitale transformatie en gebruikerservaringen. Dit zorgt dat we complexe informatie van de Omgevingswet kunnen transformeren tot een begrijpelijk en toegankelijk format. 

Concrete oplossingen voor een betere informatievoorziening:

• Heldere visualisaties om complexe regelingen begrijpelijk te presenteren

• Verbeteren van de vindbaarheid van informatie door middel van zoekmachineoptimalisatie (SEO)

• Ontwikkelen van intuïtieve navigatiestructuren om gebruikers snel de informatie en diensten te laten vinden die zij nodig hebben. 

Samen met ons de informatievoorzieningen versimpelen en gebruiksvriendelijker maken?

Lees verder:

• Onze samenwerking met Gemeente Groningen

• Onze samenwerking met Rijkswaterstaat

• Onze samenwerking met Gemeente Lelystad

Voor de Gemeente Groningen hebben we verschillende vergunningsaanvragen versimpeld en gebruiksvriendelijker gemaakt. De wens vanuit de gemeente? De inwoner meer integreren in het maakproces. 

Interviews in de vorm van focusgroepen 

Met interviews hebben we achterhaald hoe mensen in het verleden iets hebben ervaren. Interviews zijn een perfect medium om behoeften, verwachtingen en frustraties boven water te krijgen. We hebben meerdere burgers uitgenodigd en de sessies gehouden in de vorm van een focusgroep. 

Belangrijke inzichten uit de focusgroep

Belangrijke inzichten die daaruit vloeiden: 

• Gebruik je jargon? Leg dan de betekenis hiervan uit. Maar zorg er liever voor dat je je schrijfstijl op B1 niveau houdt.

• Wees duidelijk en transparant over de kosten. Wat is er inclusief en exclusief? Of wat wordt achteraf vergoed of in mindering gebracht? 

• Het invullen van een aanmeldformulier had een tijdslimiet van 15 minuten, terwijl je veel documenten bij elkaar moet verzamelen. Dat is een hele krappe tijd. Belangrijk dus dat je voldoende tijd geeft en het proces tussentijds kan opslaan.

• Is er een aanvraag gedaan of is er op de website een vraag gesteld? Geef aan in welk tijdslot deze persoon een reactie kan verwachten, via mail of telefoon. En welke acties moet diegene ondernemen wanneer de reactie-deadline niet gehaald wordt?

Wat heeft het opgeleverd? 

Een gebruiksvriendelijkere informatievoorziening zorgde voor meer rust en een betere aansluiting op de informatiebehoeften voor de burger. Maar ook zijn er minder contactmomenten nodig met de gemeente. En dat bespaart veel tijd en mankracht

Op dit moment zijn we samen met Rijkswaterstaat hard aan het timmeren aan een gebruiksvriendelijk, veilig en goedwerkend Digitaal Stelsel Omgevingswet. De testkennis van Concept7 is ingezet om de kwaliteit van de software te bewaken.

Regressietesten

We checken bijvoorbeeld na een update of bijwerking of alles nog goed staat en goed met elkaar werkt. Zo voeren we bijvoorbeeld regressietesten uit. 

Tijdens een regressietest spelen we bepaalde functionaliteiten na en schrijven we testen uit. Bijvoorbeeld: hoe log je in, hoe zoek je iets op en hoe sla je iets op? We testen de basisfunctionaliteiten van een product. Het doel? De kwaliteit van het product behouden en achteruitgang tegengaan. 

Het doel van een tester

Onze testers zijn er om te valideren en development-fouten op te sporen. Vooral tijdens zo’n groot en complex project als het Digitaal Stelsel Omgevingswet waar wel 150 software-developers aan werken, is testen cruciaal. 

Heel veel overheidsinstanties zijn bovendien betrokken bij het Digitaal Stelsel Omgevingswet. Denk aan de overheid zelf en de provincies, maar ook aan DigiD en Het Kadaster. 

Stel: je doet een aanvraag voor een vergunning

Wanneer je een vergunningsaanvraag wilt doen, log je in op DigiD. Via dat systeem wordt je adres opgezocht en kom je bij een Kadaster-onderdeel terecht. We testen of we dat Kadaster-onderdeel zonder problemen te gebruiken is in samenwerking met andere onderdelen. Zodat iedereen in Nederland zonder slag of stoot gebruik kan maken van de software.

Ook Gemeente Lelystad streeft naar een digitale omgeving waar je eenvoudig door de regels van het Omgevingsplan navigeert. Aan ons de vraag om de omgevingsplannen te toetsen op vindbaarheid en leesbaarheid. Dit doen we door middel van een eyetrack-onderzoek. 

Wat is een eyetrack-onderzoek?

Een eyetrack-onderzoek volgt de oogbewegingen van respondenten tijdens het navigeren op een website. Zo spotten we knelpunten en achterhalen we waar verbetering nodig is. 

De respondenten uit dit onderzoek

In totaal namen er 6 respondenten aan dit eyetrack-onderzoek deel. Een mix van mannen en vrouwen met een leeftijd variërend van 37 tot 74 jaar, een gevarieerd opleidingsniveau en wel of geen ervaring met het aanvragen van vergunningen. 

De opdracht

We daagden de respondenten uit om 4 verschillende, specifieke taken op het digitale platform uit te voeren:

• Het vinden van de maximale bouwhoogte van erfafscheidingen

• Het vinden van de maximale hoogte van een speeltoestel in de achtertuin

• Het vinden van de maximale oppervlakte van een carport

• Het doorlopen van de vergunningcheck voor de aanbouw van een stuk woonkamer

De uitkomsten van het eyetrack-onderzoek

Wat is het gedrag van de respondenten wanneer ze op zoek gaan naar informatie? Met een eyetrack-onderzoek wordt dat direct duidelijk.

• Zo is het goed te zien welke elementen in de digitale omgeving opvallen. En welke informatie er wel en niet gelezen wordt. 

• Welke route kiezen de deelnemers om bepaalde informatie te vinden? 

• Je kunt snel opmaken of deelnemers de informatie begrijpen en onthouden. Zo kan je bijvoorbeeld zien of er bepaalde informatie meerdere keren wordt gelezen. 

Een van de belangrijkste bevindingen uit het onderzoek

• Men aarzelt veel. Het geobserveerde gedrag laat zien dat de lezer continu op zoek is naar bevestiging, omdat ze het goed willen doen.

• De uitleg en tooltips bij de vragen in de vergunningcheck blijken van zeer toegevoegde waarde voor de begrijpelijkheid van de informatie.

• Er heerst veel complexe materie en jargon, waarbij mensen automatisch meer aandacht schenken aan het opnemen van informatie

What's next?

Gemeente Lelystad heeft nu inzichtelijk waar de knelpunten zitten in de vergunningcheck en de zogenaamde “toepasbare regels” in het Omgevingsloket. Deze inzichten neemt de gemeente mee in het verbeteren van de teksten en de zoektermen. Zo sluit het digitale product beter aan op de werkelijke informatiebehoefte van de inwoners en kunnen fouten in het aanvraagproces voorkomen worden.

Heb je vragen aan de hand van dit artikel of wil je sparren met een van onze collega’s? We kunnen in begrijpelijke taal handvatten geven voor verbeteringen voor jouw specifieke website. Of je natuurlijk helemaal ontzorgen.