Een allesomvattend inkoopsysteem zo gebruiksvriendelijk mogelijk maken

Concept7 & Corlido Group

Corlido Group COPS e-procurement tool Concept7

Corlido Group helpt en ontzorgt grote organisaties om het maximale uit hun inkoopproces te halen. Zo reduceren hun klanten het leveranciersbestand en besparen ze veel kosten. Dit alles kan met COPS: één systeem voor de inkoop van goederen en diensten. Maar hoe maken we zo’n allesomvattend systeem nu zo gebruiksvriendelijk mogelijk?

De klant Corlido Group
Diensten
Gebruikersonderzoek Visual Design UX Design
Resultaat corlido.cops.nl/

Hoe hebben we Corlido Group geholpen?

Verschillende vormen van gebruikersonderzoek

Doorvertaling naar UX- en visual design

Bekijk hoe we andere bedrijven digitaal succes hebben gebracht

COPS: Corlido Online Procurement System

COPS is een e-procurement tool van Corlido Group. Dit staat voor het online inkopen van goederen en diensten en wordt steeds belangrijker voor organisaties. Zij willen namelijk snel, gemakkelijk en online de inkoop van deze goederen en diensten regelen. COPS steunt organisaties met alle processen die daarbij horen: van inkoopstrategie, aanbesteding en contractering, bestellen tot het makkelijk betalen en factureren.

De uitdaging

Met het oude COPS platform liep Corlido Group tegen verschillende technische beperkingen aan. De wens is om met COPS 3.0 technisch meer grip en controle te krijgen en een flinke stap in innovatie te maken. Tegelijkertijd een goed moment om de grafische vormgeving en de gebruiksvriendelijkheid te verbeteren.

Het systeem is voor nieuwe gebruikers soms best complex. Ik hang soms wel een half uur aan de lijn om ons systeem uit te leggen.

Medewerker Corlido

Een technisch systeem vereenvoudigen begint bij gebruikersonderzoek

Samen met verschillende medewerkers en inhoudelijke experts van Corlido hebben we in workshops de dienstverlening, de verschillende doelgroepen, hun behoeftes én de complexe dienstverlening uitgeplozen. Stap voor stap maakten we ons de ins- en outs van COPS en e-procurement eigen.

Onze werkwijze: human centered design

Waarom werken we zo intensief samen met de doelgroep? Omdat human centered design zit in alles wat we doen. Dit is een ontwerpproces waarin de eindgebruiker centraal staat. Deze werkwijze is verweven in alle projectstappen. Binnen de opdracht voor Corlido Group hebben we het ingezet voor het verbeteren van de usability, ofwel: het gebruiksgemak vergroten.

De 4 verschillende inkoopopties

In de sessie hebben we met medewerkers COPS onder de loep genomen. Hierin bleek dat COPS complex is vanwege meerdere redenen. Klanten van COPS kunnen inkoopzaken namelijk op maar liefst 4 verschillende manieren regelen.

Je kunt producten uit een vastgesteld assortiment bestellen

Je kunt een inkooporder invoeren

Je kunt een offerteaanvraag indienen

Je kunt facturen indienen die via COPS betaald worden (zo kun je externe leveranciers eenvoudig betalen)

Dit zijn verschillende orderstromen met elk hun eigen kenmerken. Daar komt bij dat COPS van oorsprong vanuit technisch oogpunt opgezet was, waardoor de gebruiksvriendelijkheid (lees: jij als gebruiker) weleens uit het oog was geraakt.

Inzichten doorvertalen naar design

Doordat verschillende disciplines van Corlido Group meededen aan de voorafgaande customer journey sessie zorgde dit voor veel inzichten en kennis bij het ontwerpteam. De volgende optimalisaties kan je terugvinden binnen de COPS-omgeving.

De 4 verschillende bestelopties en het bestelproces zijn vereenvoudigd en gebruiksvriendelijk gemaakt. Daarbij past de verwachting van de gebruiker bij het conceptuele model (hoe de applicatie daadwerkelijk werkt).

De dashboard-omgeving is geoptimaliseerd. Het is voor klanten in COPS simpeler om inzicht en overzicht te krijgen.

Overkoepelende functionaliteiten hebben we verbeterd. Denk aan het inloggen, favorieten toevoegen en beheren, bestellen bij externe webshops, instellingen, switchen van rol.

Het prototype

Vanuit de optimalisaties ontwierpen we een prototype met focus op eenvoud en het terugbrengen van de complexiteit.

Het prototype hebben we verder uitgewerkt in visual design, zodat de look en feel van de applicatie weer bij de tijd was en beter bij de ambitie en uitstraling van Corlido Group paste.